Politique sur la protection des renseignements personnels

Les principaux renseignements personnels recueillis par SOS Grossesse Estrie sont les suivants :

Clientèle

• Prénom et nom de famille;
• Numéro de téléphone;
• Courriel;
• Ville;
• Identité de genre;
• Groupe d’âge;
• Tout autre renseignement personnel non demandé (par exemple, les renseignements personnels divulgués volontairement dans un courriel).

* Tous les renseignements nommés ci-dessus sont divulgués de façon volontaire par la clientèle ou de façon involontaire (dépendamment du moyen utilisé pour obtenir de l’aide, tel que par téléphone, courriel, etc.). Les informations peuvent également être demandé, seulement si nécessaire et pertinentes à l’intervention.

Membres et bénévoles

• Prénom et nom de famille;
• Numéro de téléphone;
• Courriel;
• Adresse;
• Identité de genre;
• Groupe d’âge;
• Tout autre renseignement personnel non demandé (par exemple, les renseignements personnels divulgués volontairement dans un courriel).

SOS Grossesse Estrie utilise les renseignements personnels recueillis aux fins suivantes :

• Identifier et gérer ses membres;
• Communiquer avec ses membres et les personnes qui contactent l’organisme;
• Offrir ses services;
• Faire des suivis, si besoin;
• Améliorer ses services, sa publicité et ses communications;
• Respecter ses obligations légales;
• Compiler des statistiques.

1- De façon volontaire

SOS Grossesse Estrie demande de fournir volontairement des renseignements personnels lors des actions suivantes :

• Adhésion à l’organisme;
• Inscription à une activité ou à un groupe;
• Inscription à l’infolettre;
• Remise d’un don;
• Demande pour un atelier, un kiosque, une formation, etc.;
• Envoi d’un message électronique (par l’intermédiaire du site Internet, de la plateforme de clavardage ou par courriel).

2- Par l’utilisation de témoins (cookies) et de pixels

Un témoin (cookie) est un petit fichier de données que le serveur d’une page Internet transfère au navigateur qui le sauvegarde sur le lecteur de disque dur. Le but est de permettre de gagner du temps lors des prochaines visites et d’évaluer les activités du site Internet.

SOS Grossesse Estrie utilise une bannière pour informer les personnes qui visitent son site Internet de la présence de témoins (cookies) et obtenir leur consentement au préalable.

Un pixel est un élément graphique qui est intégré dans le code des sites Internet, des publicités en ligne ou des courriels. Les pixels sont utilisés pour analyser et comprendre le comportement et les centres d’intérêt des personnes utilisatrices afin d’optimiser les stratégies de promotion.

SOS Grossesse Estrie utilise des pixels associés aux outils d’analyse Web Google Analytics et pixel Facebook.

L’information transmise automatiquement par l’utilisation de ces technologies ne permet pas d’identifier personnellement les individus concernés. Elle sert à améliorer la navigation et est utilisée à des fins statistiques seulement.

Les principaux renseignements recueillis par les témoins et les pixels sont les suivants :

• Adresse IP;
• Type de navigateur et système d’exploitation utilisés;
• Pages visitées sur le site Internet;
• Autres sites Internet visités avant la visite du site de SOS Grossesse Estrie;
• Appareil utilisé (appareil mobile ou PC);
• URL de référence (adresse de la page visitée auparavant);
• Données sur le parcours en ligne (informations concernant la façon dont une personne se déplace sur l’ensemble du site Internet, ce qu’elle recherche et sur quels liens elle clique);
• Taux de clics;
• Heure et date de consultation d’une page;
• Ouverture, heure d’ouverture et transmission des courriels.

Note : Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire de Google, de Facebook, d’Instagram et de YouTube font l’objet de la politique de confidentialité de ces sites et ne sont pas concernés par la présente politique.

SOS Grossesse Estrie a mis en place des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives pour protéger les renseignements personnels en sa possession contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.

Quelques-unes des mesures de sécurité instaurées par SOS Grossesse Estrie :

• Utilisation de mots de passe robustes;
• Utilisation d’un réseau privé virtuel (SurfShack);
• Utilisation d’un logiciel antipourriels, antivirus et pare-feu (BitDefender);
• Hébergement des données physiques et informatiques dans des environnements sécurisés;
• Mise en place d’une politique de sécurité informatique et d’une politique de protection des renseignements personnels;
• Formation et sensibilisation du personnel quant aux meilleures pratiques en matière de sécurité numérique.

SOS Grossesse Estrie conserve les renseignements personnels pendant la plus longue des durées suivantes :

• La durée nécessaire à l’accomplissement des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis;
• Les durées de conservation énoncées par les lois et les règlements pour remplir les obligations légales et comptables qui y sont liées (maximum de sept ans).

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins décrites au point précédent sont détruits ou supprimés de tous les supports pour s’assurer que les informations qui y figurent ne puissent jamais être récupérées.

Les fichiers papier contenant des informations personnelles sont détruits par déchiquetage alors que les données électroniques sont supprimées. Les disques durs des équipements informatiques qui ne sont plus utilisés par SOS Grossesse Estrie sont formatés avant d’être retirés.

En aucun cas SOS Grossesse Estrie ne divulgue, ne vend ou ne loue des renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing ou à toutes autres fins à l’exception de celles requises pour respecter des exigences légales.

Si vous croyez que SOS Grossesse Estrie a collecté, utilisé ou divulgué à tort des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez déposer une plainte écrite à la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’organisme.

La plainte doit être acheminée dans les trente jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance de la violation présumée ou auriez dû en prendre connaissance.

La plainte doit comprendre les éléments suivants :

• Une description détaillée de la situation portant atteinte à la vie privée;
• Une description précise de la nature et l’étendue de la violation présumée;
• L’identification des parties impliquées;
• La date ou la période de la violation présumée;
• Vos attentes concernant les résultats souhaités.

Un avis vous sera envoyé par courriel afin de confirmer la réception de votre plainte.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels examinera attentivement votre plainte et communiquera avec vous et les parties impliquées afin de recueillir toutes les informations nécessaires pour comprendre les circonstances entourant la situation problématique (si nécessaire).

SOS Grossesse Estrie prendra les dispositions appropriées pour résoudre la situation rapidement et un suivi sera effectué auprès des parties concernées par la plainte afin de s’assurer que des mesures correctives ou de redressement adéquates soient mises en place.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec vous pour vous informer des moyens qui ont été mis en place et répondre à vos questions.

Vous avez une question ou un commentaire concernant la protection des renseignements personnels au sein de SOS Grossesse Estrie?

N’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable :

Mme Paskale Hamel,
directrice générale à SOS Grossesse Estrie

direction@sosgrossesseestrie.org
819 822-1147